Fachkräfte aus dem Ausland: Zwei Geschichten, die zeigen, wie unnötig schwer der Weg nach Deutschland ist

Deutschland sucht händeringend nach Fachkräften - doch Unternehmen, die schon einmal versucht haben, Mitarbeiter aus dem Ausland einzustellen, wissen: Zwischen der Entscheidung und dem ersten Arbeitstag liegen oft Monate oder sogar Jahre. Bürokratie, lange Wartezeiten und finanzielle Hürden machen es fast unmöglich, kurzfristig jemanden einzustellen. Eine große und vor allem unnötige Belastung sowohl für potenzielle Arbeitnehmer als auch für Unternehmen. Und oft eine so große Belastung, dass sie beide Seiten entmutigt und eine Zusammenarbeit verhindert, von der alle profitieren würden. Zwei Beispiele aus unserem Unternehmen - zum Glück mit Happy End - zeigen, wie kompliziert der Prozess wirklich ist.

Hohe Hürden statt Unterstützung

Stellen Sie sich vor, Sie finden den perfekten Kandidaten für Ihr Team - motiviert, hochqualifiziert, international erfahren. Doch statt sofort loslegen zu können, beginnt eine monatelange Schnitzeljagd. Genau das haben wir erlebt, als wir unseren Kollegen Mahmud aus Bangladesch nach Deutschland holen wollten.

Mahmud lebte bereits seit sechs Jahren in Polen, wo er mit einem EU-Stipendium sein Studium der Angewandten Wirtschafts- und Sozialanalyse absolvierte und anschließend in unserer polnischen Niederlassung in der Abteilung Stammdatenmanagement arbeitete. Beruflich und persönlich passte alles - er wollte unbedingt nach Deutschland, und wir hatten die passende Stelle für ihn. Es hätte ein perfektes Match sein sollen.

Die Realität sah anders aus: Es dauerte viereinhalb Monate, bis die Arbeitserlaubnis genehmigt wurde. Nicht wegen fehlender Unterlagen, sondern weil die Behörden völlig überfordert waren. Erst danach konnte er sein Visum beantragen.

Wir haben die Wartezeit genutzt: Noch in Polen erhielt Mahmud ein intensives Onboarding. Zwei Wochen Ganztagsschulung in Langenfeld, gefolgt von Fernschulungen. So war er gut vorbereitet, um sofort loslegen zu können, als er endlich die offizielle Zulassung hatte. Aber natürlich hätten wir lieber schon viel früher auf seine Unterstützung zurückgegriffen.

Natürlich haben wir ihm auch bei der Wohnungssuche und den ersten Schritten hier geholfen.Der Umzug von einer polnischen Großstadt in eine deutsche Kleinstadt war ein Kulturschock, der die Integration nicht gerade erleichtert hat. Mahmud hat es geschafft, weil er hier langfristig seine Zukunft sieht. Aber es hätte geholfen, wenn er nicht von vornherein zu unnötigem Warten gezwungen worden wäre.

Neda:Ein langer Weg nach Deutschland

Unsere Kollegin Neda hat in ihrem Heimatland einen Bachelor-Abschluss in Informatik gemacht, doch nach dem Studium war es nicht leicht, eine passende Stelle in ihrem Bereich zu finden. Sie arbeitete zunächst in einem Büro für studentische Angelegenheiten. Gleichzeitig wuchs ihr Wunsch, ins Ausland zu gehen - um bessere Bildungsmöglichkeiten, internationale Erfahrungen und eine stabile berufliche Perspektive zu erhalten. Deutschland war ihre erste Wahl.

Die Reise war jedoch extrem lang und voller Hindernisse. Zunächst musste sie Deutsch lernen - bis zum Niveau C1, um an einer deutschen Universität zugelassen zu werden. Zusätzlich zu den Sprachkenntnissen musste sie auch finanzielle Unterstützung nachweisen, eine hohe vierstellige Summe. Was in Europa überschaubar erscheint, ist im Ausland, wo die Gehälter viel niedriger sind, oft eine große Hürde. Für Neda bedeutete das, jahrelang zu sparen, immer wieder Sprachtests abzulegen, zusätzliche Dokumente einzureichen und geduldig zu sein. Alles in allem hat es etwa sechs Jahre gedauert, bis alles fertig war. Niemand kann ihr mangelnde Entschlossenheit oder Beharrlichkeit vorwerfen.

Dann kam die nächste Herausforderung: einen Termin bei der Botschaft zu bekommen. Sie musste sich 14 Monate gedulden. Während dieser Zeit lief sogar ihr Sprachzertifikat ab, so dass sie die Prüfung wiederholen musste. Jeder, der so etwas schon einmal durchgemacht hat, weiß, wie anstrengend es ist, immer wieder von einem Amt zum anderen geschickt zu werden.

2019 konnte Neda endlich nach Deutschland kommen. Zunächst schlug sie sich mit Gelegenheitsjobs durch, bis sie schließlich eine Arbeitserlaubnis erhielt. Dann wendete sich das Blatt: Sie kam zu 4PL Central Station in unser BI & AnalyticTeam. Zum ersten Mal konnte sie richtig durchatmen - ein fester Arbeitsplatz, ein stabiles Umfeld, ein unterstützendes Team. Gleichzeitig schloss sie ihr Masterstudium der Informatik an der Ruhr West Universität mit großem Erfolg ab. Eine wahre Erfolgsgeschichte, die beinahe an der Bürokratie gescheitert wäre.

Worauf warten wir noch?

Die Geschichten von Mahmud und Neda stehen stellvertretend für viele internationale Fachkräfte: qualifiziert, motiviert und bereit, einen Beitrag zu leisten. Doch sie werden durch ein unnötig kompliziertes System aufgehalten. Monatelange oder gar jahrelange Wartezeiten auf die Arbeitserlaubnis, unklare Zuständigkeiten, immer wieder ablaufende Dokumente oder Sprachzertifikate und finanzielle Hürden machen den Prozess extrem langsam. Für Unternehmen bedeutet dies, dass Stellen lange unbesetzt bleiben, Projekte sich verzögern und Teams monatelang Lücken überbrücken müssen. Kurzfristige Neueinstellungen aus dem Ausland sind praktisch unmöglich. In einem Arbeitsmarkt, der händeringend nach Fachkräften sucht, ist das ein gravierender Wettbewerbsnachteil für den Standort Deutschland.

Doch es gibt pragmatische Lösungen:

• Vereinheitlichung von Registern und Prozessen, so dass Dokumente nicht mehr mehrfach geprüft werden müssen.
• Digitale Schnittstellen und bessere Vernetzung der Behörden, um lange Postwege und Wartezeiten zu vermeiden.
• Praktische Regelungen, die eine längere Gültigkeit von Nachweisen oder Bescheinigungen ermöglichen.
• Mehr Ressourcen in den zuständigen Ämtern, um die Bearbeitungszeiten zu verkürzen.

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Wenn Deutschland im internationalen Wettbewerb um Talente wirklich mithalten will, reicht es nicht aus, den Fachkräftemangel zu beklagen. Wir brauchen ein System, das Unternehmen unterstützt - und nicht behindert.